Biuro przedstawicielskie w Chinach cz.1

Łukasz Sarek

Biuro przedstawicielskie (Representative Office, RO) – dla kogo?

Wielu doradców biznesowych wprowadzających polskich przedsiębiorców i ich produkty na chiński rynek jako najdogodniejszą formę obecności w Chinach wskazuje otwarcie biura przedstawicielskiego (representative office, RO). Przed podjęciem decyzji o założeniu biura w Chinach należy jednak mieć na uwadze, że nie jest to w dalekosiężnej perspektywie „rozwojowa” forma działalności. Biuro przedstawicielskie w Chinach może być optymalnym rozwiązaniem, co też zależy od branży, dla przedsiębiorstw, dla których Chiny nie są kluczowym rynkiem i które nie mają podstaw do prognozowania bardzo dynamicznego wzrostu liczby odbiorców i wartości sprzedaży na chińskim rynku. Jest to też rozsądna możliwość dla firm, które sprzedają niewielkie ilości specjalistycznych produktów o znacznej wartości jak np. linie produkcyjne lub zaawansowane maszyny lub urządzenia.

Z tej formy mogą skorzystać firmy, które nie planują tworzenia własnej sieci dystrybucji na terenie Chin a sprzedaż opierają na jednym lub kilku importerach – dystrybutorach. Biuro przedstawicielskie to dobra możliwość dla tych polskich eksporterów, którzy są skłonni do oddania części zysków oraz kontroli nad łańcuchem dostaw lokalnemu partnerowi. W zamian oszczędzają zasoby konieczne do budowania własnych rozbudowanych struktur w Chinach.

Przedstawicielstwo w Chinach to forma łatwiejsza do wdrożenia dla średnich i większych firm, które mają mocne podstawy by prognozować, że osiągane dochody będą wystarczające dla pokrycia kosztów działalności biura. Dla większych podmiotów łatwiejsze jest ponoszenie kosztów utrzymania biura w okresie wstępnym lub w czasie przejściowych trudności, gdy operacje w Chinach nie są dochodowe. Dla małych firm koszta otwarcie i utrzymanie przedstawicielstwa w Chinach może być znaczącym obciążeniem finansowym.

Biuro przedstawicielskie w Chinach – ważne cechy

Przedstawicielstwo może zatrudniać maksymalnie czterech obcokrajowców. Nie może prowadzić działalności gospodarczej, wystawiać faktur i generować przychodów, Pomimo tych ograniczeń jego działalność jest opodatkowana. Jest kilka reżimów opodatkowania biura przedstawicielskiego. Często stosowany jest podatek naliczany od wysokości kosztów przy liniowej stawce opodatkowania co oznacza, że im wyższe koszty generuje przedstawicielstwo tym wyższe podatki są pobierane. Chińskim władzom zależy na przyciąganiu zagranicznych inwestycji, dlatego też dążą do ograniczenia liczby już istniejących przedstawicielstw. Wprowadzone kilka lat temu przepisy i stosowana praktyka administracyjna mają na celu skłonienie zagranicznych przedsiębiorców do zakładania spółek z kapitałem zagranicznym zamiast przedstawicielstw. Możliwe jest przekształcenie biura w spółkę z wyłącznym kapitałem zagranicznym (WOFE) jednak czas i koszta związane z przeprowadzeniem żmudnych i w praktyce często zawiłych procedur sprawiają, że nie jest to szybka droga. Jeśli zagraniczny przedsiębiorca ma podstawy z dużym prawdopodobieństwem sądzić że skala i zakres jego zaangażowania w Chinach będą się dynamicznie zwiększały praktyczniejszym rozwiązaniem może być od razu założenie WOFE.

Z punktu widzenia formalności rejestracyjnych oraz kapitału zakładowego, który trzeba przetransferować do Chin oraz ograniczeń w transferze zwrotnym zysków z tytułu dywidendy jest to rozwiązanie dogodniejsze niż zakładanie spółki w Chinach. WOFE jest konieczne jeśli polski eksporter planuje budowanie własnej sieci dystrybucyjnej w Chinach. Trzeba jednak mieć na uwadze, że dla polskiego przedsiębiorstwa, które prowadzi eksport do Chin, bardzo istotny jest ograniczony zakres działań jakie może podejmować biuro oraz stosunkowo wysokie, w porównaniu do możliwości, koszty operacyjne.

Biuro przedstawicielskie – sytuacja prawna

Biuro przedstawicielskie w Chinach nie ma osobowości prawnej i może dokonywać tylko niektórych czynności prawnych. Z jednej strony jest to zaletą, ponieważ założenie biura nie wymaga zaangażowania i faktycznego zamrożenia w Chinach znacznych środków finansowych jak w wypadku spółki. Konieczne jest jedynie przekonanie chińskiego urzędu rejestrującego biuro, że spółka matka jest w stanie zapewnić środki na bieżące funkcjonowanie biura w okresie jego planowanej działalności.

Z drugiej strony brak osobowości prawnej poważnie wpływa na zakres działań jakie biuro przedstawicielskie może legalnie podejmować w Chinach. W zasadzie krąg ważnych i skutecznych umów zawieranych przez przedstawicielstwo jest ograniczony do tych, które służą zapewnieniu jego bieżącego funkcjonowania jak np. podpisywanie umów o pracę z zagranicznymi pracownikami, umów z wyspecjalizowanymi agencjami o delegowaniu lokalnych chińskich pracowników do pracy w biurze, umów o zakupie produktów i usług potrzebnych do prowadzenia biura i (zakup mebli, sprzętu biurowego) lub umów o przygotowaniu i druku materiałów reklamowych itp. Również budynek czy pomieszczenie biurowe albo inną nieruchomość na potrzeby działalności biura może zakupić jedynie spółka matka.

Zakres działalności przedstawicielstwa

Dozwolony zakres działalności biura przedstawiony jest na grafice poniżej.

Do podstawowych zgodnych z chińskim prawem działań biura przedstawicielskiego należy nawiązywanie kontaktów biznesowych na targach, konferencjach, poprzez różnego rodzaju platformy elektroniczne jak również organizowane przez przedstawicielstwo imprezy jak np. prelekcje, prezentacje zakresu działalności spółki matki. Promocja produktów i usług wśród potencjalnych klientów obejmuje również stworzenie showroomu ze wzorami, prezentację produktów, usług na specjalnie zorganizowanych prelekcjach, seminariach, pokazach testowych, degustacjach. Badanie rynku jest jednym z podstawowych legalnych działań biura przedstawicielskiego. Należy jednak mieć na uwadze, że w tym zakresie biuro jest ograniczone przepisami prawa i np. przy weryfikacji dokumentów konkurencji lub klientów, które nie są ujawnione w otwartych rejestrach musi korzystać z usług kancelarii prawnej. Weryfikując swoich klientów i partnerów trzeba też mieć na uwadze, że granica między działaniami dozwolonymi a zakazanymi, traktowanymi jak wywiad gospodarczy jest nieostra a za jej przekroczenie grożą poważne konsekwencje o czym przekonało się już szereg zagranicznych przedsiębiorstw Przeprowadzanie badań opinii publicznej w postaci ankiet powinno się zlecić wyspecjalizowanej firmie.

Organizacja przyjazdu do Chin pracowników spółki matki i ponoszenie związanych z tym kosztów jest działaniem całkowicie dozwolonym. Należy jednak mieć na uwadze, że każdy wydatek jaki poniesie biuro jest opodatkowany. Z punktu widzenia kosztów nie jest to zatem często rozwiązanie optymalne. Teoretycznie biuro przedstawicielskie może również organizować przyjazdy do Polski chińskich klientów i partnerów. Stroną przyjmującą jest jednak polska firma i to ona musi wystawić zaproszenie oraz szereg innych dokumentów wymaganych przez polskie placówki konsularne w Chinach do wydania wizy. Jeśli strona polska ponosi koszta wizyty to opłacanie ich przez przedstawicielstwo w Chinach również nie jest optymalne od strony podatkowej.

Ograniczenia w działalności biura

Biuro przedstawicielskie w Chinach absolutnie nie może wystawiać faktur, sprzedawać towarów i świadczyć odpłatnych usług oraz przyjmować płatności od klientów. Fakturę dla chińskiego odbiorcy i inne dokumenty za dostawę partii jabłek, fotelików dziecięcych czy kontenera kauczuku syntetycznego musi wystawić spółka w Polsce i do niej też zostanie skierowany przelew albo na jej rzecz zostanie otwarta akredytywa. Pracownicy biura mogą jedynie uzgodnić warunki umowy i doprowadzić do jej zawarcia.

W wypadku polskich firm sprzedających do Chin usługi sytuacja nie zawsze jest wyraźna. Pracownicy biura przedstawicielskiego nie mogą np. prowadzić bezpośrednio działalności doradczej na rzecz chińskich klientów np. w zakresie doradztwa inwestycyjnego w Polsce a pracownicy biura zatrudnieni w Chinach nie mogą tworzyć oprogramowania lub wdrażać rozwiązań informatycznych u chińskich klientów. Mogą natomiast prowadzić działalność informacyjną w zakresie usług i produktów jakie oferuje ich spółka matka. Granica jest nieostra i w praktyce istnieje znaczna „szara strefa”.

Biuro nie może również świadczyć odpłatnych pogwarancyjnych usług serwisowych np. naprawy wtryskarek do elementów gumowych, które zostały wyeksportowane do Chin. Taka usługa musi być świadczona albo bezpośrednio przez polskie przedsiębiorstwo albo przez chińską spółkę z którą polska firma podpisała odpowiednią umowę o zapewnienie usług serwisowych. Obejściem prawa jest natomiast faktyczne świadczenie takich usług przez pracowników biura w Chinach a wystawianie faktur i przyjmowanie płatności przez przedsiębiorstwo w Polsce. Natomiast dozwolone jest wciąż jeszcze bezpłatne świadczenie usług posprzedażowych np. w zakresie gwarancji ale bez sprzedaży lub dostarczania części zamiennych. Biuro może natomiast wysłać pracowników do kontroli towarów przy wejściu do Chin i np. do oceny zasadności reklamacji.

Istotnym ograniczeniem jest brak możliwości bezpośredniego zatrudniania lokalnych chińskich pracowników. Biuro przedstawicielskie w Chinach musi podpisać umowę ze specjalną licencjonowaną agencją pośrednictwa pracy, która zatrudnia chińskiego pracownika i deleguje go do pracy w przedstawicielstwie. W praktyce zagraniczny przedsiębiorca samodzielnie lub przy pomocy lokalnej firmy HR prowadzi proces rekrutacyjny przedstawiając agencji swojego kandydata a podpisanie umów między pracownikiem a agencją i agencją a biurem jest formalnością. Takie rozwiązanie generuje jednak dodatkowe koszta w postaci prowizji dla agenta oraz mniejszą elastyczność w stosunkach z pracownikiem, w które zawsze zaangażowana jest agencja jako formalny pracodawca.

Biuro przedstawicielskie w Chinach nie może reprezentować innych przedsiębiorstw poza spółką-matką. Kilku polskich eksporterów nie może zatem formalnie utworzyć wspólnego biura przedstawicielskiego. O otwarcie biura reprezentującego może ubiegać się natomiast, związek branżowy przedsiębiorstw. W praktyce zakaz ten jest często obchodzony a możliwości jego egzekwowania przez chińskie władze w praktyce są ograniczone. Biura przedstawicielskie zagranicznych firm doradczych często reprezentują swoich klientów z którymi mają podpisane umowy agencyjne, o usługi pośrednictwa handlowego czy przedstawicielstwa. W praktyce jest to przestrzeń gdzie granica między tym co dozwolone i niedozwolone jest bardzo rozmyta. Trzeba jednak pamiętać, że oficjalnie i formalnie biuro przedstawicielskie jednej firmy nie może występować jako przedstawicielstwo klienta czy partnera biznesowego.